• Si luego de estudiada la solicitud, se constata que la misma está incompleta, la Cámara requerirá al usuario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, para que complete la solicitud en un plazo máximo de un (1) mes. Vencido el término anterior, sin que el usuario haya cumplido el requerimiento, la Cámara de Comercio decretará el desistimiento tácito del trámite y el archivo de la solicitud.

• Con el fin de prevenir y evitar que terceros diferentes al titular del registro, modifiquen la información de las empresas, se implementó el Sistema de Prevención de Fraudes (SIPREF), donde se validará la identidad del solicitante, para ello hacemos uso de los servicios de las redes financieras, las cuales a través de un conjunto de preguntas que solo usted puede responder, nos dan el nivel adecuado de certeza acerca de su identidad.

• Si usted no tiene número de cédula de ciudadanía, es menor de edad, o no tiene historial financiero, no podrá continuar con el proceso.

• En caso que la matrícula/inscripción se encuentre inactiva, esto es porque no ha renovado los últimos 3 años o no ha realizado ninguna modificación en el expediente, previamente a iniciar el trámite de renovación, se deberá activar la matrícula/inscripción por parte de las personas que la Superintendencia de Sociedades autoriza para tal efecto.

• Deberá acreditar el pago de cada uno de los actos que contemple el documento de inscripción, esto corresponde a derechos de inscripción ante cámara e impuesto de registro a favor del departamento del Quindío (este último respecto del cual la Cámara cumple la función de entidad recaudadora). A efectos de poder liquidar el valor del impuesto de registro es necesario determinar la fecha de emisión del documento que se pretende inscribir.

• Los tiempos de respuesta para decidir sobre las solicitudes de trámites de los Registros Públicos (Mercantil, entidades sin ánimo de lucro, entidades del sector solidario y los demás registros delegados) será de 15 días hábiles de acuerdo con la normatividad vigente.

Si la solicitud ingresa por fuera del horario laboral; es decir, después de las 6 pm, los días sábados, domingos o festivos, el término referido empezará a contar a partir del día hábil siguiente a las 8:00 a.m.

Si la solicitud ingresa por el RUES; es decir, desde otra Cámara de Comercio, el tiempo de respuesta empezará a contar a partir del momento en que la Cámara receptora envíe el trámite a la cámara responsable.

Los días sábados no son considerados días hábiles para el conteo de los términos de su trámite.

• Los documentos radicados a través de medios electrónicos, deben subirse a la plataforma digital en formato PDF, la imagen debe ser clara, legible, nítida, en tonalidad blanco/negro, con excelente orientación y encuadre.

• Pago del servicio: El usuario deberá leer las reglas y condiciones informadas en cada uno de los medios de pago que el aplicativo haya dispuesto para tal fin y seleccionar únicamente los medios de pago que la CCAQ haya autorizado para el servicio que está navegando, información que estará activa dentro del aplicativo del servicio. En caso de que el usuario utilice un medio de pago que no esté autorizado para pagar en línea, la Cámara entenderá que el usuario no realizó el pago. Al realizar el pago a través del medio autorizado seleccionado por el usuario, éste manifiesta aceptar los términos, tiempos y condiciones informados dentro del aplicativo. La radicación de la solicitud en línea se efectuará en el momento en el que se registre el pago en la Cámara, de acuerdo a los términos, tiempos y condiciones que tenga el medio de pago seleccionado por el usuario.

• El número de radicado (Código de barras) o número de recuperación estarán vigentes hasta el 31 de diciembre del año en curso. Si se pretende efectuar un reingreso de algún trámite radicado en el año inmediatamente anterior, el usuario deberá pagar el valor de la diferencia entre la tarifa del año en que radicó y la tarifa que el gobierno nacional haya fijado para el año siguiente.

• Una vez radicada la solicitud de inscripción en los registros públicos, la cámara de comercio enviará una “alerta” a los últimos dos correos electrónicos (correos de notificación judicial y comercial) que aparecen en el Registro Único Empresarial y Social (RUES) y al último teléfono celular reportado, en la que se informa de la presentación de la solicitud o petición y de los mecanismos con que cuenta el usuario para evitar el fraude en su registros.