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2024-05-19 - 09:19:11
Última actualización: Septiembre de 2022.
CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Y DEL QUINDIO como responsable del tratamiento de los datos personales proporcionados a través de este sitio web se compromete a respetar su derecho a la intimidad. En este sentido, CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Y DEL QUINDIO ha elaborado la presente política relativa al tratamiento de sus datos personales para informarle de la información que recopila en línea y la utilización que hace de la misma.
Al utilizar este sitio, Usted indica que comprende y acepta los términos aquí estipulados.
La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del de Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
III Autorizacion de la política de tratamiento
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la Camara de Comercio de Armenia y del Quindío cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 14 Nº 23 - 15 Piso 4 - Edificio Cámara de Comercio (Armenia, Quindío)
Correo electrónico: juridico@camaraarmenia.org.co
Teléfono: 606 7412300
V Tratamiento y finalidades de las bases de datos
La Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, en el desarrollo de su actividad y objeto, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la institución y las finalidades asignadas a cada una de ellas.
TABLA I. Bases de datos y finalidades
NOMBRE | FINALIDAD |
Contratistas y proveedores | Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónico; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y contractuales; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la institución; envío de información de los productos, servicios o novedades de la fundación; rastreo en bases de datos restrictivas tales como (policía, procuraduría, contraloría, SARLAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga) las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición | Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónico; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y contractuales; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la institución; envío de información de los productos, servicios o novedades de la fundación; rastreo en bases de datos restrictivas tales como (policía, procuraduría, contraloría, SARLAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga) las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
Empleados |
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de datos concernientes a identificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, datos del historial laboral, profesional y financiero; desarrollar adecuadamente el proceso de registro y vinculación laboral; implementar acciones de bienestar laboral; difundir ofertas laborales para participar en procesos internos de selección de personal en la Institución; comunicar información institucional; ejecutar actividades con fines estadísticos; desarrollar adecuadamente el proceso de actualización de los datos; desarrollar los procesos de inscripción en congresos; eventos o seminarios organizados por la Institución; adelantar la actualización de datos y verificación de identidad de los trabajadores y sus familiares (pareja, padres hijos); citar a los aspirantes en proceso de selección a las entrevistas programadas, realización de visitas domiciliarias, verificación de referencias laborales, personales, experiencia laboral y trayectoria profesional; Suministro de información a las empresas con la cuales se tiene convenio, al fondo de empleados, confección de artículos de dotación, envío de información a través de mensajes de texto y correos electrónicos, entrega y asignación de equipos a los colaboradores; redacción de informes de gestión humana; proceso de afiliación al sistema de seguridad social y cajas de compensación del colaborador y sus beneficiarios; entrega de referencias laborales, uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos, obtención y suministro de datos de los hijos de los colaboradores en el desarrollo de actividades recreativas y de bienestar a través de la Instituciones o entidades aliadas, evaluaciones de desempeño; generación de certificaciones laborales, de ascenso, traslado, entrevista de retiro, en procesos de auditoría y control interno y externo, en la entrega de reportes obligatorios institucionales en entrevistas de retiro, desactivación de sistemas de información, uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos; uso de huellas digitales y demás datos de salud y/o datos sensibles para los fines misionales; las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
Registros Públicos | Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Permitir a la entidad certificar sobre los actos y documentos propios de los diferentes registros que llevan las Cámaras de Comercio por disposición legal (Registro Público Mercantil, el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, el Registro Nacional de turismo, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro de Veedurías ciudadanas, Registro Nacional de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro único nacional de entidades operadoras de libranza o descuento directo, entre otros); Realizar la inscripción de los actos y documentos que soliciten los comerciantes los diferentes registros que llevan las Cámaras de Comercio por disposición legal; Llevar por delegación de estado los registros públicos que se le han asignado a la entidad, dentro de la jurisdicción determinada en la ley; Remitir a los inscritos en los diferentes registros a cargo de la entidad, información sobre las actividades de formación, capacitación y similares ofrecidos por la entidad en las áreas de su interés. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
Afiliados | Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Contar con la información de los comerciantes matriculados que ostentan la calidad de afiliados, con el fin de que los mismos accedan a los derechos y prerrogativas que otorga esta condición; Contar con la información de los comerciantes matriculados que ostentan la calidad de afiliados, con el fin de remitirles información sobre diferentes productos y servicios de la entidad y sus aliados; Contar con la información de los comerciantes matriculados que ostentan la calidad de afiliados, con el fin de remitirles información referente a las actividades de capacitación que son ofrecidas a este grupo de comerciantes; rastreo en diferentes bases de datos exigidas por la ley colombiana vigente tales como las de la procuraduría, registraduría, policía y demás entes de control; Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
Formación Empresarial | Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Contar con la información de los estudiantes que hacen parte de los programas de formación; Solicitud de datos concernientes a identificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, datos de carácter laboral, profesional y financiero, electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución con el fin de, desarrollar adecuadamente el proceso de registro y admisión a los programas técnicos, tecnológicos, profesionales, de pregrado, posgrado y educación continua; enviar contenido personalizado e información detallada de los programas de la institución, materias y titulación que se obtiene al culminar cada uno de los niveles de ciclo de formación; envío de información a entidades, recolección inscripciones a cursos; diligenciamiento de datos académicos, realización y entrega de certificados académicos; envío de información con motivos promocionales y/o informativos mediante mensajes de texto y correos electrónicos; para la gestión propia de la institución y académica; Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas. |
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VIII Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD ley 1581 de 2012 y al capítulo 25 sección 4 artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
El responsable de la información es la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, quien se identifica con NIT. 890.000.332-1, y será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de los datos puede ejercer sus derechos, en el siguiente Correo electrónico: juridico@camaraarmenia.org.co.
X Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
X.I. Derecho a acceso a consulta
De acuerdo con el capítulo 25 sección 4 articulo 2.2.2.25.4.2. 21 del Decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no
podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, enviado mediante correo electrónico a juridico@camaraarmenia.org.co, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda:
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Correo electrónico u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío
Una vez recibida la solicitud, la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
X.II. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, mediante el correo electrónico juridico@camaraarmenia.org.co, indicando en el asunto “ejercicio de las quejas y/o reclamos”, o a través de correo postal remitido a la Cra 14 No. 23-15. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI Medidas de seguridad
La Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).
Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
Auditoría |
1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año. 2. Eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información. 3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones 4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento. 5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad. |
Gestión de documentos y soportes |
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Control de acceso |
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Incidencias |
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Personal |
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Manual interno de seguridad |
|
TABLA III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de base de datos.
Bases de datos no automatizadas | Bases de datos automatizadas | |||
Archivo | Almacenamiento de documentos | Custodia de Documentos | Identificacion y autenticación | Telecomunicaciones |
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y ejercicio de los derechos de los Titulares. | 1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas. | 1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos. |
|
1. Acceso a datos mediante redes seguras. |
TABLA IV. Medidas de seguridad para datos privados segun el tipo de bases de datos
Bases de datos Automatizadas y no automatizadas | Bases de datos automatizadas | |||||
Auditoría | Responsable de seguridad | Manual interno de seguridad | Gestion de documentos y soporte | Control de acceso | Identificacion y autenticacion | Incidencias |
1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada año. 2. eventuales Auditorías extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información. 3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones. 4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento. 5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad |
1. Designación de uno o varios responsable de seguridad 2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de seguridad. 3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad. |
1. Controles al menos una vez al año de cumplimiento, consistente en la auditoria anual así como la capacitación al personal por lo menos una vez al año. |
1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega. |
1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información |
1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados. |
1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente. 2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación. |
TABLA V. Medidas de seguridad para datos sensibles segun el tipo de bases de datos
Bases de datos no automatizadas | ||||||
Control de acceso | Almacenamiento de documentos | Copia o reproducción | Traslado de Documentación | Gestión de documentos y soportes | Control de acceso | Telecomunicaciones |
1. Acceso solo para personal autorizado. 2. Mecanismo de identificación de acceso. 3. Registro de accesos de usuarios no autorizados. |
1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas. |
1. Solo por usuarios autorizados. 2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos. |
XII Transferencia de datos a terceros paises
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia en la de acuerdo con la circular 005 de 10 de agosto de 2017, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
XIII Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Y DEL QUINDIO se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento, su política relativa al tratamiento de los datos personales de acuerdo con su criterio, o a causa de un cambio legislativo, jurisprudencial o en la práctica empresarial. Tales modificaciones serán publicadas en estas páginas web indicando en la parte superior de esta sección la fecha de la última actualización.
Si tiene alguna pregunta sobre nuestra política de tratamiento de datos personales, póngase en contacto con nosotros llamando al teléfono 7412300 o enviando un e-mail sistemas@camaraarmenia.org.co.